Представим ситуацию. Клиент сделал заказ, но он не попал к менеджеру. Или при звонке менеджера выяснилось, что товара, например, совсем нет в наличии, нет в необходимом клиенту объеме, цена отличается, комплектация другая, другой цвет и т.п. Начинается спор и разбирательство. А если заказ оплачен, то нужно возвращать деньги. Клиент разочарован и недоволен, он не просто ушел, а ушел и больше не вернулся, и, возможно, еще написал отзывы во всех социальных сетях и рассказал друзьям и знакомым об этой ситуации. В результате вас ждут финансовые и репутационные издержки.
Таким образом, для любого интернет-магазина рано или поздно встает вопрос поддержания актуальности каталога, возможность отследить наличие на складе и обработать заказы клиентов согласно внутренним бизнес-процессам. А поскольку дело еще часто осложняется тем, что интернет-магазин не единственный канал продаж, то вручную это делать нецелесообразно и практически невозможно.
Для этого применяется единая торгово-учетная система предприятия или ERP, которая берет на себя осуществление основных рутинных задач в автоматическом режиме: управление товарами, продажи и закупки, аналитика, финансы, отчеты. Но чтобы все это осуществлялось, необходимо систему учета интегрировать с сайтом.
Зачем нужна интеграция с системами учета?
Это первое, с чем нужно определиться перед решением задачи по интеграции. Главными мотивами является обычно:
-
Выгрузка в интернет-магазин каталог продукции из системы учета и поддержка его в актуальном состоянии. Клиенты в любой момент могут видеть самую свежую и точную информацию, поскольку остатки, варианты и стоимость автоматически в режиме реального времени подгружаются из базы. Риск конфликта из-за отсутствия продукции на складе сводится к нулю. За счет интеграции исключается и риск ошибок данных на веб-ресурсе из-за невнимательности.
-
Формирование заказов с нужной информацией из магазина в систему учета.
-
Оповещение покупателей о статусе заказа, обработка которых осуществляется в системе учета.
-
Экономия денежных средств. Не нужно брать на работу дополнительного сотрудника, который будет вручную вносить данные отдельно на сайт, отдельно в систему учета. Если магазин большой, то может потребоваться сразу несколько человек. Любая система же окупит себя за 2-3 месяца работы.
-
Увеличение прибыли. Когда заказы обрабатываются быстро и качественно, то и прибыль растет. Если интеграция произведена успешно, то заказы не теряются, путаниц с остатком нет, разочарованных клиентов практически нет, лояльность повышается, клиенты переходят в разряд постоянных, соответственно, прибыль увеличивается.
-
Упрощение формирования отчетов и документов. Каждый счет, чек, квитанция и другие документы в автоматическом режиме загружаются в 1С.
Процесс интеграции сайта с учетной системой 1С-предприятие
На настоящий момент самым часто используемым решением в Казахстане считается система учета 1С: Предприятие, и большая часть владельцев интернет-магазинов хотят интегрировать свой магазин именно с системой учета 1С.
Связать систему учета 1С с интернет-магазином можно разными способами. Главное отличие – это объем передаваемых данных. К примеру, обмен может быть двусторонним или односторонним, передавать несколько форматов, предусматривать несколько страниц. Способ выбирается на основании возможностей системы администрирования, необходимых опций и, естественно, оценки затрат на внедрение. Обычно ситуацию анализирует специалист и выдает вам уже готовую рекомендацию, какой способ и почему подойдет в конкретном случае.
Опций может быть большое количество, например:
-
Выгрузка из 1С перечня позиций с ценами, возможность формировать скидки и использовать систему промокодов.
-
Автоматическое обновление информации и продукции в интернет-магазине в соответствии с обновлениями в системе 1С. К примеру, данные о ценах, описания, доступный остаток, привязанный к конкретным складам.
-
Передача сделанных в интернет-магазине заказов сразу в систему 1С для обработки их единожды сразу в ней.
-
Оповещение покупателя о статусе его заказа в удобном формате.
-
Дополнительная синхронизация 1С с любой CRM-системой при необходимости.
Исходя из опыта количество опций подбирается согласно масштабу интернет-магазина и потребностей конкретного бизнеса. Далеко не каждый проект нуждается в полной интеграции процессов. Перед выбором необходимо сделать анализ и решить, каким образом будет настроена синхронизация в данном случае.
К примеру, кому-то нужна только настройка выгрузки каталога без оформления заказов. Процедура одна из простых, позволит сэкономить время разработки решения. Актуально, например, для маленького магазина. А вот для крупного проекта может понадобиться и выгрузка каталога, и его синхронизация, и передача заказов. Но даже в этом случае может быть несколько вариантов развития событий:
1. Специалист call-центра принимает и отрабатывает заказы в системе 1С Битрикс, пользуясь ей в качестве CRM-системы. А в системе учета 1С: Управление торговлей информация появляется чуть позже, когда статус заказа изменен.
2. Заказ сразу же перенаправляется в 1С: Управление торговлей, и последующие операции с ним выполняются уже только там. В личном кабинете интернет-магазина статус заказа меняется автоматически, при этом возможно дополнительно информировать об этом клиента с помощью электронной почты.
Частоту обмена данными между учетной системой и сайтом обычно настраивают согласно бизнес-процессам, налаженным в компании. В некоторых случаях обновлять можно раз в 24 часа, а в некоторых требуется каждые 5-10 минут. Такая настройка также важна, поэтому стоит обратить на нее особое внимание.
Рекомендации по подготовке к интеграции
Есть некоторые технические моменты, которые позволяют гораздо быстрее и легче осуществить интеграцию.
-
Лучше, если ваша система 1С не будет кастомизированной, поскольку все нестандартное будет усложнять и тем самым пролонгировать процесс.
-
В идеале продукция должна быть вбита в систему учета до того, как начнет осуществляться интеграция. Если вносить на ходу, то срок работ будет увеличен, что повлечет за собой дополнительные расходы.
-
Поля, которые выгружаются из 1С должны в полной мере совпадать с полями в интернет-магазине. Если в процесс алгоритм не понимает, куда он и что выгружает, то будет критическая ошибка. При выгрузке ни одной замены быть не должно.
-
Необходимо заранее подготовить и прописать бизнес-процесс по оформлению заказов, работе с продукцией и оплатами покупателей.
Осуществление процедуры обмена данными между интернет-магазином и системой учета считается непростым IT-решением. Для этого потребуются подготовительные работы, активное участие обеих сторон и время. Зато при правильно построенном обмене данных между двумя системами вы можете пользоваться всеми преимуществами такой интеграции, главная из которых – увеличение прибыли.
